איתור ספקים: דרך מקצועית להשיג עסקת רכש מוצלחת
התחייבות עם ספק:
כאשר אנחנו ארגון או חברה הרוצים לרכוש מוצרים או שירותים, התחייבותנו כלפי הספק היא אחריותנו לקנות את הפריטים הרצויים בהתאם לתנאים שהוסכמו. התחייבות זו היא חוזה פורמלי בין הצדדים וכוללת את התנאים, המחירים, ותנאים נוספים שנמצאים בהזמנות הרכש.
הזמנת רכש היא התחייבות לכל דבר:
כל הזמנת רכש מהווה התחייבות מטעם הקונה לרכוש את הפריטים או השירו
תים שנבחרו. זהו מסמך מחייב שמעמיד אותנו מול הספק במקרה זה ומייצר תנאים של עסקה לכל דבר ועניין.
אישור פרטים מול הצעה במייל = התחייבות!
כאשר אנו מתקשרים עם ספק ומשתפים איתו פרטים, מחירים, או הצעות, הוא חשוב להבין שהספק מתחייב באופן פומבי כאשר הוא משבח או מסכים למשוואה במייל.
הדרך הטובה ביותר להתקשרות עם ספק היא חוזה חתום:
החוזה הוא התחייבות משמעותית ומשפטית בין הצדדים. הוא מציין את כל התנאים הנדרשים, זמנים, כמויות, מחירים, ותנאים נוספים, והוא יכול להפך לכלי משפטי אם מימש הספק לא את הה
תחייבויותו.
חשוב להגדיר מראש את כל הפרטים הקטנים:
גם פרטים קטנים כמו זמני האספקה, אילו שירותים כלולים בהזמנה, אמצעי תשלום, תנאים להחזרת מוצרים, ותנאים אחרים חיוניים יש להגדיר מראש כדי למנוע התנגשויות והתמוטטויות בעת חתימת החוזה.
נקודת מוצא: אנחנו רוצים לרכוש – ספק רוצה למכור:
בנקודת המוצא, כאשר אנחנו רוצים לרכוש מוצר או שירות, יש לזכות את תשומת הלב של ספקים משתנים שיכולים להיות מעוניינים לספק לנו את מה שאנחנו מחפשים.
איש מכירות הוא לא חבר!!!
הוא איש מכירות עם יעדים למכירה, עם מטרות מוגדרות, עם יכולות למכירה והבנה מספקת כדי לייצר עסקה. אנשי מכירות הם אנשים מקצועיים שפועלים במעמדים מסוימים ומחויבים לספק לקונים את המוצרים או השירותים הרצויים, יש לכם יעדי מכירה ומשימות שהם צריכים להשלים.
. אין לשכוח שבהתנהלות עם ספקים, תהליך נכון ומדוייק הוא חיוני.
שאלות טריקיות (תמימות):
בתהליך הרכש, אנשי מכירות יכולים לשאול שאלות תמימות שיעזרו לקדם את העסקה אך יש לשאלות אלו משמעות חשובה בשיתוף מידע שאולי לא נכון טקטית לשתף בשלב זה, ואף עשויות להשפיע על מהלך העסקה כולה.
1. **מה התקציב שלך?** - שאלה זו עוזרת לאיש המכירות להבין אם המחירים של הספק מתאימים לתקציב של של מנהל הרכש עוד לפני שאיש המכירות שיתף את המחיר של השירות או המוצר. למה טריקי? אם יש תקציב של אלף ש"ח והמוצר או השירות עולים 700 ש"ח, אני לא מכיר איש מכירות שיוותר על 300 ש"ח. המקרה הטוב, תקבל עוד שירותים או מוצרים בשווי הוגן של ההפרש (300 ש"ח
). במקרה הגרוע, תשלם מחיר מופקע רק כי שיתפת תקציב.
2. **למתי אתה צריך את זה?** - שאלה זו עוזרת למצוא ספק שיכול לספק את המוצר או השירות בזמן הנדרש. אבל היא גם מכילה נתון נסתר: כמה זמן יש לנו למו"מ ומתן? ככל שהזמן קצר מנהל הרכש או הקניין יותר לחיצים. ככל שיש מספיק זמן למשא ומתן, יש סוכוי גבוה יותר להשיג הישגים משמעותיים לביצוע העסקה.
3. **דיברת עם ספק נוסף?** - איש מכירות ששואל שאלה כזו מנסה להבין האם הוא עובד בחלל ריק, לבד ללא תחרות או שהוא צריך להתמודד עם ספקים מתחרים. לעולם לא לשתף ה
צעות מחיר או תנאים שקיבלת מספק אחר, גם לא לצורך תחרות. לצורכי מו"מ אם ספק עובד לבד, כלומר ספק יחידי, זה אומר שהוא לבדו שולט בזרם המידע, המחיר, והתנאים שהמוצעים בעסקה. לעומת אם עובד בתחרות עם ספקים נוספים, תהיה לקניין או מנהל הרכש אפשרות לבדוק ,לוודא ולאמת את הפרטים עם ספקים אחרים.
4. **מתי אתה יכול/ה להוציא הזמנה?** - הכנת הזמנת רכש PO Purchase Order, לוקחת זמן ודורשת סבב אישורים ומסמלת בעיקר את העובדה שהמו"מ הסתיים ועוברים לשלב של הפורמליות והביצוע של העסקה. יש אספקט נוסף, איש מכירות עובד לפי יעדים ונמדד על פיהם, יש מקרים
שאיש המכירות מנסה להעריך את המאמצים שהוא מוכן להשקיע על מנת להשיג את העסקה.
בקשה להצעת מחיר חייבת להיות כמה שיותר מפורטת:
בעת בקשת הצעת מחיר מספק, חשוב לספק את כל הפרטים הרלוונטיים כגון כמות, סוג\איכות, זמן אספקה, ותנאים נוספים. זה מסייע לספק להבין את הדרישות ולהגיב בהתאם.
תהליך שקוף ושווה בין כל הספקים:
חשוב להתנהג באופן הוגן ושווה בין כל הספקים בתהליך הרכש. זה יעזור לקניין \ מנהל הרכש להבטיח שהוא משיג את המוצרים או השירותים הטובים ביותר למחיר הכי טוב.
להגדיר קריטריונים לבחירת ספק:
לפני בחירת הספק, חשוב להגדיר את הקריטריונים שהחברה רוצה לראות בספק. הם עשויים לכלול את איכות המוצרים או השירותים, זמני תגובה (רספונסיביות), תמיכה טכנית, זמני אספקה, וכדומה.
הודעה לספק זוכה ואלו שלא:
ברגע שהחברה מחליטה על הספק שתרצה לשתף פעולה איתו, חשוב להגיד לו זאת. צריך לשלוח הודעה פורמלית ולשתף פרטים מתאימים להמשך עבודה. בנוסף, חשוב להודיע לספקים שלא נבחרו ולא להעלם (ghosting) להם בלי הסברים. מנהל הרכש צריך לשוב אל הספקים שלא נבחרו ולהודיע להם על כך באופן מסודר, רשמי ונכון.
לא להבטיח דברים שאי אפשר לקיים:
בתהליך הרכש, חשוב לא להבטיח דברים שאי אפשר לקיים!
הזמנה שתגיעה בזמן מסויים, הבטחה להתקשרות עתידית, תשלום שאמור להגיע בזמן וכו'